Google Vault es un aplicación de G Suite que te permite determinar qué contenido se retiene en tu empresa y que ofrece una funcionalidad para buscar y exportar los datos de forma sencilla. Por lo que se convierte en el mayor aliado del Administrador de licencias de G Suite.
Con Google Vault puedes conservar, bloquear, buscar y exportar datos para responder a las necesidades de conservación y descubrimiento electrónico de tu organización. Por lo que Google Vault lo que sí que te permite es gestionar la información de los siguientes elementos para tener siempre bajo control los documentos de empresa:
- Mensajes de Gmail.
- Chats de la versión clásica de Hangouts con el historial activado y chats de Google Talk con el registro habilitado.
- Grupos de Google.
- Archivos almacenados en Google Drive.
- Conversaciones de Google Chat con el historial activado.
- Grabaciones en Google Meet.
Una de las ventajas, es que al ser un servicio totalmente basado en la nube, con Google Vault no tendrás que instalar ni mantener ningún software.
Un malentendido por parte de algunos usuarios de G Suite es que Google Vault es una aplicación de backup o copia de seguridad y restauración para todos los datos de G Suite. Este no es el caso ya que Google Vault sirve para archivar, no para hacer backup.
¿Para qué sirve Google Vault?
- Conservación: puedes definir reglas de conservación para controlar durante cuánto tiempo se conservarán los datos antes que se quiten de las cuentas de usuario y se eliminen de los sistemas de Google.
- Bloqueo por motivos legales: puedes aplicar bloqueos a los usuarios para retener sus datos de forma indefinida con el fin de cumplir tus obligaciones legales u otros requisitos de conservación de datos.
- Búsqueda: puedes buscar datos de tu dominio por cuenta de usuario, unidad organizativa, fecha o palabra clave.
- Exportación: puedes exportar datos para procesarlos y revisarlos con más detalle.
- Informes de auditoría: puedes saber qué acciones han llevado a cabo los administradores de Vault durante un periodo específico.
Esta aplicación está disponible para los usuarios de G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos o G Suite Essentials. Pero si tienes otra versión puedes adquirir la licencia de Vault por 4 € por usuario al mes.