Con el cambio de G Suite a Google Workspace, Google ha comenzado a implementar la nueva experiencia integrada de Gmail para todos los clientes de Workspace -anteriormente G Suite – . ¿Y de qué se tratan estas nuevas funcionalidades? Google va a reunir todas sus principales aplicaciones de colaboración de manera rápida y eficiente para que puedas trabajar más fácilmente con los miembros del equipo. En la mayoría de las empresas, las funcionalidades utilizadas para esta experiencia integrada se habilitarán en los próximos meses.
Con este cambio, Google quiere cumplir su objetivo de ayudar a los usuarios, buscando nuevas formas de aumentar la productividad y la flexibilidad. Todas estas medidas vienen de los consejos de los propios usuarios a los que la compañía preguntó por las cosas que les gustaría mejorar.
Uno de los problemas a los cuales nos enfrentamos todos diariamente es el de la sobrecarga de información. Tenemos que hacer frente a leer y responder de inmediato a cantidades ingentes de mensajes, correos electrónicos, notificaciones desde plataformas de colaboración hasta información a través de diversas plataformas de comunicación.
Y es por ello que tenemos que invertir diariamente mucho tiempo en tareas rutinarias como cambiar entre diferentes herramientas, ponernos al día con los mails o buscar la información necesaria para contestarlos. Así bien, al final del día nos queda poco tiempo para el trabajo que realmente es necesario tener concluido.
Ante estos dos problemas, la respuesta de Google ha sido la integración de las herramientas de comunicación en Gmail, ya que esta es la herramienta con la que todos comenzamos el día. En lugar de agregar más aplicaciones Google integrará aplicaciones como correo electrónico, chat, salas de chat, llamadas de voz y video, archivos y tareas a Gmail. Con el objetivo de permitir que los usuarios se centren más en el trabajo desde cualquier lugar en cualquier momento.
Funcionalidades de la nueva experiencia integrada de Gmail
Los primeros cambios de esta nueva experiencia es de la usabilidad en teléfonos móviles. En la aplicación móvil de Gmail, está ya disponible una segunda pestaña, «Reunirse». Con la que ya no tienes que cambiar de aplicación para unirte o agendar una reunión de Meet.
Además en la nueva experiencia integrada de Gmail, también estarán disponibles las salas y el chat de Google, proporcionándote un acceso rápido a las aplicaciones de colaboración más importantes y que más utilizamos diariamente. Con esta combinación de Gmail, salas de chat y Google Meet, se puede realizar las siguiente funcionalidades:
- Colaborar con documentos en las salas de chat: con una pestaña se da acceso rápido a todos los archivos compartidos en el grupo.
- Priorizar – control de notificaciones: puedes elegir quién y qué tipo de mensajes serán los que se te notificarán.
- Crear una lista de tareas compartidas: así se podrá trabajar junto al resto del equipo y asignar tareas en las salas.
- Ser más eficiente: accediendo a un mensaje de Gmail en la misma pantalla mientras hablas con un compañero, tomar notas y asignar tareas durante una videoconferencia
¿Cómo implementar las nuevas funcionalidades de Gmail?
En la mayoría de las empresas, las funcionalidades que forman la nueva experiencia integrada de Gmail probablemente ya estarán activadas. Depende de los administradores de Google Workspace -antiguo G Suite – el asegurarse que todas las funciones estén habilitadas. Consulte la lista a continuación para asegurarse de estar preparado cuando esta nueva experiencia esté disponible para su dominio.
La nueva lista de verificación de la experiencia de Gmail integrada
- Consideración de seguridad y datos
- Controlar cómo tus usuarios hablan con personas externas
- Si quieres que tus usuarios creen y se unan a salas que incluyan personas externas, sigue estos pasos
- Retención de datos: mantener el historial de chat para todos en tu organización
- Si estás utilizando Vault, consulta con tu equipo legal para comprender las políticas de gobierno de datos de tu organización.
- Google Meet
- Activar Meet
- Mostrar Meet en Gmail
- Chat de Google
- Activar chat
- Mostrar chat en Gmail
- Se prefieres la transición al chat (si aún no lo has hecho)
- Tareas : asegurarse que está activado para mostrar las tareas en las salas
- Calendario : asegurarse que esté encendido para mostrar las próximas reuniones
- Drive y Docs : asegurarse que está activado para subir archivos a las salas
También puedes ver este vídeo como guía de configuración rápida para los Administradores de Google Workspace.
Para más vídeos sobre Workspace puedes visitar nuestro canal de Youtube de ITfluence.